Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi i Slagelse Badminton Klub behandler dine personoplysninger.

1.   Dataansvarlig

I Slagelse Badminton Klub er vi dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af personoplysninger om dig. Vi er:

Slagelse Badminton Klub
CVR-nummer 30252756
Parkvej 33
4200 Slagelse
Tlf. 21647464

2.   Brug af personoplysninger

Vi anvender dine personoplysninger til følgende formål:

Foreningen kan registrere sine ledere og trænere med de nødvendige oplysninger. Oplysninger om ledere og trænere kan behandles, uanset om de pågældende er lønnede eller ulønnede. Der kan behandles ansættelseskontrakt, CPR-nummer, oplysninger i lønforhold, sygemeldinger m.v. Dette kan ske uden samtykke, fordi forordningen giver specifik behandlingshjemmel til det. Nogle af oplysningerne er følsomme, så de skal behandles med omhu.

Ledere og trænere skal orienteres om behandlingen i forbindelse med ansættelsen. Foreningen kan godt lægge en oversigt over ledere og trænere på hjemmesiden.

Foreningen må ikke registrere CPR-nummer på sine medlemmer, men kan sagtens registrere fødselsdato. På ledere og trænere kan der behandles CPR-nummer, når det er nødvendigt i forhold til skattelovgivningen og ved indhentelse af børneattester.

3.   Kategorier af personoplysninger

Vi indsamler følgende oplysninger

  1. Personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser: F.eks. overtrædelse af strafbelagt lovgivning, herunder straffeloven eller straffeattest
  2. Almindelige personoplysninger: F.eks. navn, adresse, emailadresse, telefonnummer, CPR-nummer, fødselsdato etc.

4.   Kilder

Når vi modtager information fra andre end dig selv, vil disse kilder være:

  1. Online kilder, f.eks. sociale medier, der er offentligt tilgængelige.
  2. Offentlige myndigheder.

4.1 Børn og unge

I nogle tilfælde kan børn og unge selv, altså uden forældresamtykke, afgive oplysninger til en dataansvarlig. Typisk vil en forening derfor lovligt kunne behandle oplysninger fra unge over 15 år. Foreningen kan uden forældreinddragelse videregive personoplysninger om børnene, når det er nødvendigt af hensyn til idrætsudøvelsen (til stævnearrangør, turneringsledelse, til udstyrsleverandør osv.).

5.   Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:

5.1 Idrætsaktiviteter

Foreningen kan behandle oplysninger om medlemmernes deltagelse i idrætsaktiviteterne, herunder udveksle oplysningerne med den turnerings- eller stævneansvarlige organisation – landsdelsforeningen, specialforbundet eller andre turneringsansvarlige. Foreningen kan også offentliggøre egne holdopstillinger og kan offentliggøre lister over deltagere i konkurrencer, som foreningen selv arrangerer. De samme principper gør sig gældende for deltagere i åbne konkurrencer, herunder aktiviteter under Bevæg dig for livet. Når der automatisk udveksles oplysninger mellem foreningen og andre dele af organisationen, skal foreningen i sin privatlivspolitik oplyse medlemmerne om dette.

5.2 Bogføringsbilag

Bogføringsbilag skal efter bogføringsloven gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om. Det gælder f.eks. lønbilag og bilag om udbetalt omkostningsgodtgørelse.

5.3 Helbredsoplysninger

Helbredsoplysninger er følsomme oplysninger. Det gælder f.eks. oplysninger om, at en udøver lider af astma eller har en korsbåndsskade. Sådanne oplysninger må foreningen som regel kun behandle med samtykke, og oplysningerne skal slettes straks, når de ikke længere er nødvendige. For trænere kan relevante helbredsoplysninger behandles i medfør af ansættelseskontrakten.

5.4 Børneattester

Børneattester skal indhentes på trænere og ledere, der har med børn og unge under 15 år at gøre. Foreningen kan beholde dokumentationen for, at der er indhentet børneattest, så længe den pågældende person arbejder for foreningen. Dette skal oplyses over for den pågældende. Børneattester med anmærkninger skal videregives til hovedorganisationerne. Hovedorganisationerne har udgivet en særlig vejledning om behandling af børneattester, som findes på DIF’s og DGI’s hjemmeside. Se nærmere i denne vejledning om, hvordan børneattester skal behandles.

6.   Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  • Offentlige myndigheder.

Medlemsoplysninger må ikke videregives til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for foreningens medlemmer. Sådan en videregivelse vil kræve samtykke fra det enkelte medlem. Som idrætsforening må der ikke udsende markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed til medlemmerne, uden at hvert enkelt medlem på forhånd har givet sit samtykke. Der må derimod gerne være reklamer i klubbladene, også klubblade der udgives over mail eller på anden måde i elektronisk form.

7.   Opbevaring af dine personoplysninger

Vi vil opbevare dine personoplysninger i op til 5 år efter brug.

Vi vil opbevare dine personoplysninger i overensstemmelse med ovenstående behandlingsgrundlag.

Personoplysninger må kun opbevares, så længe det er relevant, set i forhold til det oprindelige saglige formål med at have oplysningerne. Som dataansvarlig skal I således løbende ajourføre jeres oplysninger og slette de oplysninger, der ikke længere tjener det oprindelige saglige formål. Oplysninger om medlemskab af foreningen kan af administrative grunde gemmes i op til 1 år efter ophør af medlemskab. Almindelige oplysninger om ulønnede trænere og ledere kan tilsvarende gemmes i op til 1 år efter, at den pågældende er ophørt med sit virke. Relevante oplysninger om lønnede trænere for opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav kan altid gemmes i 5 år efter fratræden. Oplysninger om idrætsdeltagelse og præstationer samt lederhverv i foreningen kan dog altid gemmes, så længe de har historisk værdi.

8.   Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. For at tilbagekalde dit samtykke kan du tilbagekalde samtykke på samme måde, som du har afgivet samtykket.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte et medlem af klubbens bestyrelse.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Sidst opdateret: 14. februar 2018